Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

1. Allgemeines

(1) Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

Durch Absenden Ihrer Bewerbung (Online-Bewerbungsverfahren oder per Mail an career@brain-biotech.com) stimmen Sie diesen Datenschutzbestimmungen zu.

2. Verantwortliche Stelle

(1) Verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und §11 Bundesdatenschutzgesetz ist

BRAIN Biotech AG
Darmstädter Straße 34-36
64673 Zwingenberg
Deutschland
(siehe unser Impressum).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter privacy@brain-biotech.com oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

3. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

(1) Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich (un-)mittelbar beziehbar sind. Hierunter fallen Informationen wie z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, aber auch Daten über Ihren Werdegang, etc. welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können.

4. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Unsere Datenschutzbestimmungen stehen im Einklang mit dem BDSG bzw. der EU DSGVO und BDSG (neu) sowie dem Telemediengesetz (TMG).

(2) Wenn Sie sich für eine offene Stelle oder initiativ über das Bewerbungssystem auf unserer Website bewerben übermitteln Sie freiwillig personenbezogene Daten und Informationen (Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie etwaige Anhänge wie Lebenslauf, Anschreiben etc.).

(3) Das Bewerbungsverfahren setzt voraus, dass Sie uns bestimmte personenbezogene Daten zu Ihrer Person mitteilen. Notwendige Daten für das Bewerbungsverfahren sind:

Name (Vor- & Nachname)
E-Mail-Adresse
Verfügbarkeitszeitpunkt
Anschreiben (als Datei-Upload)
Lebenslauf (als Datei-Upload)

Darüber hinaus können Sie freiwillig weitere Daten angeben. Dies sind z.B. Ihre Telefonnummer, Ihre Anschrift, Ihr Geburtsdatum, etc. Diese Daten werden im Falle einer Eingabe Ihrerseits ebenfalls von uns erhoben und verarbeitet.

(4) Sofern Sie eine Initiativbewerbung direkt per E-Mail an career@brain-biotech.com versenden, hängt die Verschlüsselung von Ihrem E-Mail Dienstleister ab.

(5) Auf Ihre Daten haben ausschließlich autorisierte Mitarbeiter(innen) des Unternehmens Zugriff zum Zwecke der Besetzung einer vakanten Stelle

(6) Wir verarbeiten die Bewerberdaten nur zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO, sofern die Datenverarbeitung z.B. im Rahmen von rechtlichen Verfahren für uns erforderlich wird (in Deutschland gilt zusätzlich § 26 BDSG).

5. Speicherung personenbezogener Daten

(1) Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zum oben genannten Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

(2) Die Speicherdauer beträgt, vorbehaltlich eines berechtigten Widerrufs der Bewerber, 6 Monate bei Bewerbungen auf konkrete Stellenausschreibungen, beginnend mit dem Zeitpunkt der Absage. Dies ist erforderlich, um etwaigen Anschlussfragen zum Bewerbungsverfahren zu beantworten und unseren Nachweispflichten aus dem Gleichbehandlungsgesetz zu genügen.

(3) Im Falle von Initiativbewerbungen werden Ihre Daten aufgrund betrieblich-organisatorischer Vorgänge für die Dauer von 12 Monaten ab Bewerbungseingang gespeichert.

(4) Für Bewerbungen auf einen Ausbildungsplatz im Unternehmen gelten grundsätzlich die Aussagen von Satz 2 dieses Abschnittes. Dieser Zeitraum kann durch eine schriftliche Einwilligung Ihrerseits auf 12 Monate ab dem Zeitpunkt der Absage verlängert werden. In diesem Falle erflogt die Speicherung auf Grundlage von Art.6 Abs. 1 lit. a. DSGVO

(5) Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert und nach Ablauf der gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

(6) Nach Ablauf der in Abs. 4 Satz 2,3 und 4 dieser Datenschutzerklärung festgelegten Dauer der Speicherung Ihrer Daten im Bewerbungsverfahren werden alle Daten Ihrer Person durch unser System automatisch anonymisiert. Die Anonymisierung lässt keine Rückschlüsse mehr auf Ihre Person zu. Die durch die Anonymisierung generierten Meta-Daten können unsererseits zur statistischen Auswertung verwendet werden (z.B. Anzahl Bewerbungen pro Zeitraum, etc.).

6. Löschung personenbezogener Daten

(1) Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten durch Kontaktaufnahme über unsere E-Mailadresse career@brain-biotech.com beantragen. Ihre Daten werden dann entsprechend vor Ablauf der in Abs. 4 Satz 2,3 und 4 dieser Datenschutzerklärung genannten Speicherdauern anonymisiert (vgl. Abs. 4 Satz 6).

(2) Gleiches gilt, wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen, wozu Sie jederzeit berechtigt sind.

7. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

(1) Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übermittelt und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben und verwaltet. Die Personio SE & Co. KG ist in diesem Zusammenhang nach Art. 28 DSGVO unser Auftragsverarbeiter und speichert die Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland. Die Datenschutzerklärung der Personio SE & Co. KG kann unter https://www.personio.de/ueber-uns/datenschutz/#datenschutz-downloads abgerufen werden

(2) Mit Ausnahme der Übermittlung Ihrer Daten an die Personio SE & Co. KG (vgl. Abs. 6 Satz 1 dieser Datenschutzerklärung) erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten nur dann, wenn unser Unternehmen hierzu gesetzlich verpflichtet ist oder wenn dies im Falle eines Missbrauchs oder zur Aufklärung erforderlich ist. Hierzu bedarf es jedoch konkreter Anhaltspunkte für ein rechtswidriges oder missbräuchliches Verhalten. Auf Anordnung einer zuständigen Stelle dürfen wir im Einzelfall Auskunft über diese Daten (Bestandsdaten) erteilen, insbesondere für die Zwecke der Strafverfolgung.

8. Betroffenenrechte und Widerruf

(1) Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Recht auf Auskunft,
Recht auf Berichtigung oder Löschung,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
Recht auf Datenübertragbarkeit.

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

(3) Falls die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung beruht, so haben Sie zudem ein Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Zur Geltendmachung Ihres Widerrufs wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Abs. 2 dieser Datenschutzerklärung).

9. Abschließende Bestimmungen

(1) Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.